Les obligations des employeurs en vertu de la Charte de la langue française entrant en vigueur le 1er juin 2025

Le 1er juin 2025 marque l’entrée en vigueur des nouvelles obligations en vertu de la Charte de la langue française (la « Charte »), promulguées dans le cadre du projet de loi 96. Le projet de loi 96, qui est entré en vigueur en juin 2022, étend les exigences de francisation à partir du 1er juin 2025 aux entreprises de 25 employés ou plus, un seuil précédemment fixé à 50 employés. Ces changements visent à renforcer l’usage du français comme langue normale et habituelle du travail au Québec.

Les employeurs visés par ce nouveau seuil devront s’assurer de se conformer aux exigences applicables dans les délais prescrits afin d’éviter des sanctions administratives et pénales. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des principales obligations des employeurs qui entreront en vigueur en juin 2025 ainsi que les conséquences potentielles en cas de non-conformité.

Nouvelles exigences en matière de francisation pour les employeurs de 25 employés ou plus

Étape 1 : Inscription auprès de l’Office

À compter du 1er juin 2025, les entreprises comptant de 25  employés ou plus en moyenne sur une période de six mois consécutifs devront s’inscrire auprès de l’Office québécois de la langue française (l’« Office ») en remplissant et en soumettant le formulaire d’inscription de l’Office. Après avoir procédé à l’examen du formulaire, l’Office délivrera un certificat d’inscription.

Étape 2 : Analyse de la situation linguistique

Dans les trois mois suivant la réception du certificat d’inscription, l’entreprise devra procéder à une évaluation interne à l’aide du formulaire d’analyse de la situation linguistique de l’Office. Cette évaluation a pour but de déterminer le niveau d’utilisation du français au sein de l’entreprise. Par exemple, l’entreprise doit faire rapport de ce qui suit :

• l’usage du français dans les communications internes, y compris les courriels, les notes de service et les réunions ;
• la langue utilisée dans les outils de travail, tels que les logiciels, les bases de données et les systèmes informatiques ;
• la langue utilisée dans les communications externes, y compris les interactions avec les clients, les fournisseurs et les entités gouvernementales ;
• la disponibilité du matériel de formation et de la documentation liée à l’emploi en français ;
• l’usage du français dans les offres d’emploi, les contrats et les documents commerciaux.

Après avoir examiné le formulaire d’analyse linguistique, l’Office déterminera si l’usage du français est suffisamment généralisé au sein de l’entreprise. Si l’Office constate que son usage est généralisé, l’entreprise ne sera pas tenue de mettre en œuvre un programme de francisation et passera directement à l’étape 4 (Certification et maintien de conformité). Si l’Office constate que le français n’est pas suffisamment utilisé, l’entreprise sera tenue de mettre en œuvre un programme de francisation.

Étape 3 : Mise en œuvre d’un programme de francisation (si nécessaire)

Si l’Office constate que le français n’est pas suffisamment généralisé à tous les niveaux de l’entreprise, cette dernière devra élaborer un programme de francisation.

Les programmes de francisation visent à généraliser l’utilisation du français à tous les niveaux de l’entreprise, notamment en assurant :

• que les hauts dirigeants, les administrateurs et les membres du personnel professionnel possèdent une connaissance suffisante du français ;
• que le français soit la principale langue de travail et de communication interne ;
• que les documents et outils de travail soient disponibles en français, y compris les politiques, le matériel de formation et les technologies de l’information ;
• que le français soit utilisé dans les communications externes, notamment avec la clientèle, les fournisseurs et le public ;
• l’adoption et l’utilisation cohérente d’une terminologie française ;
• l’utilisation du français dans l’affichage public et la publicité commerciale ;
• la mise en œuvre de politiques appropriées en matière d’embauche, de promotion et de mutation.

Le programme de francisation devra être soumis à l’Office dans les trois mois suivant la réception de sa demande. Un conseiller en francisation sera assigné à l’entreprise pour examiner le programme et pourra demander des modifications avant approbation.

Une fois approuvé, l’entreprise devra :

• mettre en œuvre les mesures prévues selon l’échéancier établi avec l’Office;
• informer les employés du programme et de ses objectifs ;
• effectuer des suivis périodiques pour évaluer les progrès et corriger les écarts ;
• transmettre un rapport annuel à l’Office détaillant les efforts de mise en conformité.

Étape 4 : Certification et maintien de conformité

Lorsque l’Office constate que le français est suffisamment généralisé dans l’entreprise, il délivre un certificat de francisation. Ce certificat atteste que l’entreprise respecte ses obligations en vertu de la Charte.

Les entreprises titulaires d’un certificat de francisation doivent veiller à ce que le français demeure généralisé dans leur milieu de travail. Pour ce faire, l’entreprise doit :

• soumettre tous les trois ans un rapport sur l’évolution de l’usage du français au sein de leurs activités ;
• mettre en place un plan d’action correctif si l’Office constate que l’usage du français n’est plus suffisamment généralisé.

Non-conformité à la Charte et au processus de francisation

En cas de non-respect des obligations en matière de francisation, l’Office peut émettre une ordonnance exigeant la mise en œuvre de mesures correctives dans un délai donné. Le non-respect de cette ordonnance peut entraîner des sanctions administratives et pénales, notamment :

• des amendes de 3 000 $ à 30 000 $ par infraction, doublées en cas de récidive et triplées pour les récidives subséquentes. Chaque jour où persiste une infraction peut être considéré comme une infraction distincte, entraînant ainsi une accumulation des amendes ;
• la responsabilité personnelle des administrateurs et des dirigeants, avec des amendes allant de 1 400 $ à 14 000 $.
• la suspension ou la révocation du certificat de francisation.

Rappel concernant les autres obligations de la Charte applicables aux employeurs

Outre les exigences de francisation qui entreront en vigueur le 1er juin 2025, les employeurs ayant des employés au Québec, quel que soit le nombre, demeurent assujettis à plusieurs autres obligations prévues par la Charte, renforcées par le projet de loi 96 à compter du 1er juin 2022. Ces obligations portent notamment sur la documentation relative à l’emploi, les communications en milieu de travail, les pratiques de recrutement et d’embauche, ainsi que les droits des employés en ce qui concerne la langue française.

Les employeurs doivent veiller à ce que les offres d’emploi, de mutation et de promotion, ainsi que les contrats de travail individuels, y compris les contrats d’adhésion, soient rédigés en français. En outre, les communications écrites transmises par l’employeur aux employés doivent être fournies en français, sauf à la demande expresse de l’employé. Les documents relatifs aux conditions d’emploi, tels que les manuels, les politiques et les régimes de rémunération, doivent également être communiqués en français, de même que le matériel de formation et les ententes collectives. S’il existe une version anglaise de l’un de ces documents, la version française doit être accessible dans des conditions au moins aussi favorables.

Afin de pouvoir imposer la connaissance d’une langue autre que le français dans le cadre d’un processus de recrutement ou d’embauche, l’employeur doit démontrer que cette exigence est justifiée par la nature des fonctions à exercer. Pour justifier une telle exigence, l’employeur doit établir que (1) les fonctions du poste nécessitent effectivement la connaissance d’une autre langue que le français, (2) des efforts raisonnables ont été déployés afin d’éviter d’avoir à imposer une telle exigence, et (3) le personnel en place ne possède pas les compétences linguistiques requises pour accomplir les tâches liées au poste.  En outre, toute offre d’emploi comportant une telle exigence doit inclure une justification claire de celle-ci. Par ailleurs, lorsqu’une offre d’emploi est diffusée dans une langue autre que le français, une version française équivalente doit être publiée simultanément, au moyen de supports de diffusion de même nature et visant un public de taille comparable.

Pour les entreprises de 100 employés et plus, la Charte exige la mise sur pied d’un comité de francisation au sein de l’entreprise. Ce comité est chargé d’analyser la situation linguistique en milieu de travail, de surveiller la mise en œuvre du programme de francisation, de formuler des recommandations sur les exigences linguistiques des postes et de soumettre des rapports à l’Office. L’employeur doit également diffuser publiquement la liste des membres du comité de francisation en milieu de travail. Il convient de noter que l’Office peut également exiger la création d’un tel comité dans une entreprise de moins de 100 employés si l’usage du français en milieu de travail est jugé insuffisant.

Enfin, la Charte interdit toute forme de discrimination ou de représailles à l’encontre d’un employé en lien avec l’exercice de ses droits linguistiques. Il est notamment interdit de congédier, de rétrograder ou de soumettre un employé à des représailles pour avoir exercé ses droits linguistiques en vertu de la Charte, pour avoir refusé de communiquer dans une langue autre que le français lorsque l’exercice des fonctions liées à son poste ne l’exige pas, ou encore pour avoir participé à un comité de francisation ou collaboré à une enquête menée par l’Office.

Points clés à retenir pour les employeurs

L’échéance du 1er juin 2025 approchant à grands pas, les employeurs de 25 salariés ou plus devraient envisager de prendre les mesures suivantes :

• déterminer s’ils sont tenus de s’inscrire auprès de l’Office et se préparer à effectuer une évaluation de l’usage du français en milieu de travail ;
• poursuivre l’examen de leurs pratiques internes afin d’assurer la conformité avec les exigences linguistiques actuellement en vigueur ;
• continuer à évaluer les pratiques de recrutement afin de vérifier que toute exigence linguistique respecte les critères prévus par la Charte.

Les employeurs sont vivement encouragés à adopter une approche proactive afin d’assurer leur conformité et de faciliter leur transition dans le cadre des nouvelles obligations.

Pour plus d’information sur le respect du projet de loi 96 et de la Charte, veuillez communiquer avec notre équipe de droit du travail et de l’emploi.